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Digitalisation des processus :
de quoi parle-t-on vraiment ?
Numériser, digitaliser, automatiser, transformer…
Ces mots sont employés l’un pour l’autre, souvent à tort.
Résultat : on lance un « projet de digitalisation »
sans que personne autour de la table ne mette
la même chose derrière le terme.
Cet article pose une définition claire,
et surtout la distinction entre quatre notions
que l’on confond en permanence.
Objectif : que vous sachiez exactement de
quoi vous parlez avant d’engager quoi que ce soit.
Qu'est-ce que la digitalisation des processus ?
La digitalisation des processus consiste à utiliser les technologies numériques pour repenser et optimiser la façon dont un processus se déroule.
Il ne s’agit pas seulement de remplacer le papier : on fluidifie les étapes, les échanges d’informations et les validations, pour gagner en efficacité et en fiabilité.
La nuance est là : digitaliser, ce n’est pas numériser.
Numériser, c’est transformer un document papier en fichier.
Digitaliser, c’est changer la façon de travailler.
Le premier crée un PDF. Le second transforme le processus qui l’entoure.
Numériser, digitaliser, automatiser, transformer : ne pas confondre
Quatre notions marquent les étapes de la maturité numérique d’une entreprise.
Le plus simple, pour les distinguer, est de suivre un même exemple (une facture) d’un bout à l’autre :
| Notion | Ce que c’est | Exemple avec une facture |
|---|---|---|
| Numériser | Convertir un support physique en format numérique, sans changer la façon de travailler | Scanner une facture papier pour obtenir un PDF |
| Digitaliser | Utiliser le numérique pour repenser et optimiser un processus | Mettre en place un circuit de validation de cette facture |
| Automatiser | Faire exécuter le processus par un logiciel, sans intervention manuelle | Déclencher seul le paiement, puis les relances si besoin |
| Transformer (transformation digitale) | Démarche stratégique globale qui change le modèle, la culture et l’expérience | Repenser tout le cycle achats-finance de l’entreprise |
Ces quatre niveaux ne s’opposent pas : ils s’emboîtent.
On numérise avant de digitaliser, on digitalise avant d’automatiser, et l’ensemble sert une transformation plus large.
Mais chacun répond à un besoin différent et coûte un effort différent.
Digitalisation ou automatisation : où est la frontière ?
C’est la confusion la plus fréquente, et la plus lourde de conséquences.
Digitaliser, c’est repenser un processus en numérique. Il peut rester des actions manuelles : un formulaire en ligne rempli à la main est déjà digitalisé, mais pas automatisé.
Automatiser, c’est retirer l’intervention manuelle sur tout ou partie de ce processus.
Autrement dit, l’automatisation est souvent l’aboutissement d’une digitalisation réussie, mais on peut très bien digitaliser sans automatiser.
Savoir où l’on met le curseur, c’est déjà éviter de payer pour de l’automatisation là où une simple digitalisation suffisait.
Nous détaillons ce second volet dans ce qu’est l’automatisation des processus métier, et dans notre page automatisation des processus métiers.
Digitaliser ne suffit pas : le processus d'abord
Un réflexe fréquent : vouloir « passer au numérique » un processus tel qu’il existe aujourd’hui. C’est une erreur.
Digitaliser un processus bancal ne le corrige pas : il numérise le désordre, et le rend plus difficile à démêler ensuite.
Un circuit de validation confus ne devient pas clair parce qu’il passe à l’écran ; il devient un circuit confus à l’écran.
La bonne séquence est donc toujours la même : comprendre et clarifier le processus d’abord, choisir la technologie ensuite.
Pour aller plus loin
Vous savez maintenant de quoi il s’agit.
Selon là où vous en êtes :
- pour les bénéfices concrets, consultez notre articles sur les avantages de la digitalisation pour les entreprises ;
- pour vous lancer sans alourdir votre organisation, inspirez-vous de l’article sur comment digitaliser votre entreprise sans complexité ;
- et si vous cherchez un partenaire pour le faire, découvrez notre approche de la digitalisation des PME.
Digitaliser ses processus, ce n’est ni numériser du papier ni tout automatiser d’un coup :
c’est repenser une façon de travailler à l’aide du numérique.
Le bon réflexe reste de clarifier le processus d’abord,
et de choisir la technologie ensuite.
Un processus digitalisé sans avoir été clarifié reste bancal.
Le vocabulaire de la digitalisation, en clair
Avant de fermer cet article, nous tenons à rappeler quelques mots de vocabulaire que vous croiserez forcément durant vos projets !
Workflow
Il s’agit de l’enchaînement des étapes d’un processus (qui fait quoi et dans quel ordre), formalisé pour être suivi et, souvent, automatisé.
GED (gestion électronique de documents)
La GED est un outil pour classer, retrouver et partager vos documents numériques, au lieu de les éparpiller entre dossiers et mails.
ECM (gestion de contenu d’entreprise)
Il s’agit d’une GED élargie à tous les contenus de l’organisation (documents, mails, données), pensée à grande échelle.
BPM (gestion des processus métier)
C’est la démarche qui consiste à modéliser et améliorer un processus… avant de le digitaliser ou de l’automatiser.
RPA
Ce sont des « robots logiciels » qui reproduisent des actions humaines répétitives. On sort là de la digitalisation pour entrer dans l’automatisation.
Les questions fréquentes sur la digitalisation des processus
Quelle différence entre numérisation et digitalisation ?
Numériser, c’est convertir un support papier en fichier, sans changer la façon de travailler. Digitaliser, c’est se servir du numérique pour repenser le processus lui-même. Scanner une facture, c’est numériser ; mettre en place son circuit de validation, c’est digitaliser.
Digitalisation ou automatisation : par quoi commencer ?
Par la digitalisation, presque toujours. On repense d’abord le processus en numérique, puis on automatise les étapes qui le méritent. Automatiser sans avoir clarifié le processus revient à figer un fonctionnement bancal.
Faut-il tout digitaliser ?
Non. Les processus rares ou à forte part de jugement n’y gagnent rien. Le bon périmètre, c’est ce qui est répétitif, formalisable et source de friction.
La digitalisation des processus est-elle réservée aux grandes entreprises ?
Non. Les PME en tirent souvent le bénéfice le plus rapide : un processus clarifié y libère immédiatement du temps.
Digitalisation et transformation digitale, est-ce la même chose ?
Non. La digitalisation concerne un processus ; la transformation digitale est une démarche stratégique globale, qui touche le modèle, la culture et l’expérience client. La première est une brique de la seconde.
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